Personalratsarbeit in der Corona-Krise – Video-Konferenzen und Fragen dazu
In Zeiten der Corona-Pandemie sind sind Personalratssitzungen nicht immer als Präsenzveranstaltungen möglich. Was gilt für Sitzungen, die als Video-Konferenzen durchgeführt werden sollen?
Im Zusammenhang mit der Sitzung des Personalrats kommen folgende Fragen auf:
- Wann kann eine PR-Sitzung als Video-/Telefonkonferenz durchgeführt werden?
- Wann genau handelt es sich eigentlich um eine Video-Telefonkonferenz?
- Sind PR-Beschlüsse per Telefon- und Videokonferenz möglich?
- Wie lässt sich sicherstellen, dass unbefugte Dritte nicht mithören oder –sehen?
- Darf auch die konstituierende Sitzung als Video-/Telefonkonferenz stattfinden?
- Darf die Video-/Telefonkonferenz aufgezeichnet werden?
- Welche Regeln gelten für Online-Sprechstunden?
Die nachfolgenden Ausführungen gelten nur für den Bereich der Dienststellen des Bundes. Einige Bundesländer haben vergleichbare, ähnliche bzw. abweichende, andere Personalvertretungsgesetze enthalten keine Regelungen.
Rechtsgrundlage ist das zweite Gesetz zur Änderung des BPersVG aus Anlass der COVID19 Pandemie, in Kraft seit 29. Mai 2020, derzeit gültig bis 31. März 2021.
Die Durchführung von Video-/Telefonkonferenzen ist als Angebot des Gesetzgebers zu sehen, also aufgrund der pandemischen Lage eine Alternative zur Präsenzsitzung.
§ 37 Abs. 3 Satz 1 sieht folgende Bedingungen vor:
Vorbehaltlich einer abweichenden Regelung in der Geschäftsordnung darf kein Mitglied der Durchführung einer Video-/Telefonkonferenz widersprechen
Der Personalrat muss geeignete organisatorische Vorkehrungen treffen um sicherzustellen, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung Kenntnis nehmen können.
Es müssen vorhandene Einrichtungen der Dienststelle genutzt werden, die durch sie zur Nutzung freigegeben worden sind.
Auch konstituierende Sitzungen können in dieser Form durchgeführt werden. Allerdings wird eine Video-/Telefonkonferenz den Besonderheiten einer konstituierenden Sitzung möglicherweise nicht gerecht. Die Entscheidung darüber liegt beim Wahlvorstand, der zur konstituierenden Sitzung einlädt.
Aufzeichnungen dürfen nicht erfolgen. Sofern in einer Sitzung Beschlüsse zu fassen sind, dürfen diese auch in einer Video-/Telefonkonferenz erfolgen.
Der/die Vorsitzende wird in der Regel per Telefon oder Audio-/Video-Technik die übrigen Mitglieder zuschalten. Die Teilnahme kann am Arbeitsplatz aber auch von zu Hause aus erfolgen. Wer zugeschaltet ist, gilt als anwesend. Der/die Vorsitzende sollte die teilnehmenden PR-Mitglieder zu Beginn auf das Gebot der Nichtöffentlichkeit aufmerksam machen und sich zu Protokoll versichern lassen, dass Vorsorge getroffen wurde, unbefugte Dritte vom Mithören oder –sehen auszuschließen. Technisch ist eine Gewährleistung der Nichtöffentlichkeit nicht möglich.
Es ist den Personalvertretungen trotz rechtlicher Legitimation zu empfehlen im Protokoll den Grund für die Durchführung der Personalratssitzung in Form einer Video-/Telefonkonferenz darzulegen. Im Falle einer gerichtlichen Überprüfung des ordnungsgemäßen Zustandekommens eines Personalratsbeschlusses sollte dies für das Gericht nachvollziehbar und schlüssig sein.
Auch Sprechstunden sind online möglich, jedoch nicht telefonisch. Diese Form der Sprechstunde muss der Personalrat vorher in seiner Geschäftsordnung verankern.
Es bleibt abzuwarten ob bei der vorgesehenen Neufassung des BPersVG Regelungen zu diesem Thema wieder aufgenommen werden.
Über den Autor:
Heinz Meise, eigenständiges Mitglied im dozenten.team, Leitender Städtischer Verwaltungsdirektor a.D., Dipl. Verwaltungswirt, Dipl. Kommunalbeamter, Dozent bei Walhalla Seminare, Kommunalen Studieninstituten und der dbb akademie; umfassende praktische Erfahrung im Personalvertretungs- Arbeits- und Dienstrecht aufgrund seiner Tätigkeit als langjähriger Leiter eines Personalamtes und Stadtkämmerer.